Ein Arbeiter steht im Wald und haut Bäume mit seinem Beil um. Aufgrund seiner stumpfen Axt schafft er nur einige Bäume. Ein Mann kommt zufällig des Weges vorbei und sieht, wie sehr sich der Arbeiter abmüht. Er geht auf ihn zu und sagt: “Hey Freund, mühe dich doch nicht und schleife dein Beil, dann kannst du viel mehr Bäume fällen.” Da antwortet der Arbeiter: “Das weiß ich, aber doch ich habe noch unzählige Bäume vor mir, und deshalb habe ich hierfür gar keine Zeit.”
Diese alte Geschichte kennt vermutlich jeder.
Alle Handwerker benutzen nur exzellente Werkzeuge mit sehr hohem Profi-Qualitätsstandard. Es wird täglich benutzt und soll darum lange gute Dienste tun. Darum hat Profi-Qualität natürlich auch seinen deutlich teureren Preis. Was für die Werkzeugausstattung des Handwerkers gilt, stimmt allerdings noch zu häufig nicht für seine EDV-Ausrüstung. Handwerker sind verständlicherweise lieber draußen beim Kunden und sehen Arbeit im Büro als notwendiges Übel, das “halt erledigt werden muss”. Ist der Umgang des Malers mit dem Pinsel beim Kunden noch fachgerecht und geht spielend von der Hand, müht er sich im heimischen Büro abends (oder auch an Wochenenden) viele Stunden mit dem verwaltungstechnischem Teil seines Betriebes ab, wie etwa Angebote schreiben und Abrechnungen erledigen oder die Buchhaltung machen.
Ohne gutes Werkzeug geht es nicht
Weshalb stellt Verwaltung für manche Handwerker so einen Kampf dar? Dafür gibt es zwei Gründe: An erster Stelle erzeugt Verwaltung nicht direkt Gewinn. Und zweitens, das ist der Knackpunkt, ist in vielen dieser Fällen keine sinnvolle EDV vorhanden. Viele Handwerker arbeiten ausschließlich mit Word und Excel (oder mit ähnlichen Programmen). Welcher Dachdecker würde mit einem Schraubenzieher Nägel einklopfen? Word und Excel sind kaum dafür qualifiziert, eine echte Auftragsverwaltung effizient zu ersetzen. So mancher Handwerker ist sich überhaupt nicht bewusst, dass es andere Möglichkeiten hierzu gibt. So mancher verschiebt das Problem an die Ehefrau – ich halte dies auch nicht grade für die feine englische Art und Weise. Ein Handwerker benötigt ein hochwertiges Rüstzeug in allen Bereichen seines Geschäfts, auch in der Verwaltung.
Auf dem Markt werden verschiedene Softwarelösungen in unterschiedlichen Preiskategorien angeboten. Ob nun Lösung A oder B für sich geeigneter erscheint, das möge ein Handwerker auf Basis seiner persönlichen Bedingungen für sich beurteilen. Vielmehr geht es in diesem Artikel aufzuzeigen, dass eine gute Handwerkerlösung ihm hilft, Arbeit abzunehmen und man sich dadurch effektiver auf die eigentlichen Geschäftstätigkeiten fokussieren kann. Es wird gerne übersehen, dass die Vermeidung von vertaner Zeit und entgangenem Geschäft noch relevanter ist wie der getätigte Umsatz selbst. Bei Handwerksfirmen mit sehr besonderen Geschäftsprozessen sollte man in Erwägung ziehen, dass auch eine individuell entwickelte Unternehmenslösung eine Alternative zu gekauften Lösungen darstellen kann.
Mit einer richtigen Auftragsverwaltung stehen auf Knopfdruck schon zahlreiche Prozesse und Funktionen zur Verfügung. Eine Auftragsverwaltung fußt anders als Office-Programme auf einer integrierten Datenbank. Alle Informationen und Dokumente von Firmen und Artikeln sind zentral verfügbar. Eine Vielzahl an Schnittstellen zu relevanten Systemen (etwa Ausschreibungsportale) ist im Programmpaket einer Auftragsverwaltung enthalten. Im Gegensatz zur Auftragsverwaltung sind Word & Co. beim Kauf in der Regel spürbar preisgünstiger. Deswegen bevorzugen einige Handwerker Word & Co. Bei komplexeren Programmen sind dann häufig auch die Mitarbeiter einzuweisen. Mit einer Auftragsverwaltung ist der Aufwand an Arbeit und Zeit im regelmäßigen Anwendung um ein vielfaches kleiner als bei Word & Co. Letztlich spart man so auf Dauer erheblich mehr ein, als man anfangs zusätzlich bezahlen muss. Eine Sicht auf lange Zeit wird meist vergessen.
Eine gute Software unterstützt bei Routinearbeiten
Die Verwaltung von Dokumenten (Angebote, Berechnungen usw.) ist in Office-Programmen nur manuell möglich. Es gibt darüber hinaus ebenso keine mitgelieferten umfassenden Funktionen oder Prozesse; sämtliche Dokumente sind händisch zu erstellen und zu überprüfen. Im Gegensatz dazu hat eine professionelle Handwerkersoftware eine erhebliche Anzahl an vorgefertigten Dokumenten. Dokumente werden mit bereits vorhandenen Informationen selbständig vorab ausgefüllt. Die Speicherung von allen je erstellten Dokumenten geschieht automatisch und beinhaltet eine Zuordnung zu den entsprechenden Stammdaten (Artikel usw.). Ganz einfach werden aus Angeboten Rechnungen, und auch Skonto wird mit kalkuliert. Das System generiert z.B. selbständig Mahnungen (mit entsprechenden Mahnzuschlägen). Teilrechnungen erstellen? Abschlagszahlungen festlegen? Kein Problem für die Auftragsverwaltung. Da es in Word & Co. keine vom System durchgeführten Funktionen gibt, kommen so viel häufiger Flüchtigkeitsfehler vor (beispielsweise Zahlendreher, es wird was vergessen…). Anpassungen an gesetzliche Rahmenbedingungen, innovative Funktionen ebenso wie zusätzliche Optimierungen werden kontinuierlich durch den Hersteller realisiert.
Wenn mehrere Leute auf die Dokumente zur gleichen Zeit zugreifen wollen, sollte Word und dergleichen nicht benutzt werden. Es kann infolgedessen sehr einfach zu unbeabsichtigten Änderungen kommen, da im Gegensatz zur Auftragsverwaltung keine Rechteverwaltung integriert ist.
“Sich die Zeit nehmen” heißt die Lösung
Obwohl eine professionelle Handwerkersoftware auf lange Sicht einem mehr einbringt als sie kostet, scheuen viele Zeit und Aufwand für die Einführung – und quälen sich weiterhin mit stumpfer Axt.
